Nhiều doanh nghiệp bắt đầu đặt quà quá sát ngày lễ. Khi đó xưởng sản xuất đang trong cao điểm đơn hàng, không còn đủ thời gian kiểm mẫu, in logo, hoặc vận chuyển đúng hạn. Kết quả là nhận hàng lỗi, giao thiếu số lượng, hoặc không có hóa đơn VAT để hạch toán chi phí.
Bài viết này hướng dẫn quy trình lập kế hoạch 5 bước từ đầu đến cuối, kèm bảng ngân sách tham khảo, checklist cụ thể và mẫu lời chúc sẵn dùng.
Doanh nghiệp cần bắt đầu chuẩn bị quà tặng 2/9 từ khi nào?
Doanh nghiệp nên bắt đầu lập kế hoạch tặng quà 2/9 trước ngày phát quà ít nhất 20 ngày. Với đơn hàng trên 500 suất hoặc sản phẩm cần in logo theo thiết kế riêng, thời gian cần thiết là 25 – 30 ngày.
Lý do cần thời gian này: Quy trình từ lúc xác nhận đơn đến khi giao hàng bao gồm thiết kế bản vẽ in logo (2 – 3 ngày), sản xuất mẫu thực tế để duyệt (3 – 5 ngày), sản xuất hàng loạt (7 – 14 ngày tùy số lượng), kiểm tra chất lượng và đóng gói (2 – 3 ngày), vận chuyển (1 – 5 ngày tùy khoảng cách và số lượng địa điểm giao).
Theo kinh nghiệm thực tế tại Quà tặng Nguyên Lê khi cung ứng cho hơn 200 doanh nghiệp mỗi năm, đơn hàng đặt trước 3 tuần có tỷ lệ giao đúng hạn và đúng chất lượng đạt 97%. Đơn đặt dưới 1 tuần trước ngày lễ, tỷ lệ phát sinh vấn đề tăng gấp 3 lần, chủ yếu do không kịp sản xuất mẫu thực tế để duyệt trước khi sản xuất hàng loạt.
Mốc thời gian chuẩn bị quà tặng 2/9
| Thời điểm trước ngày phát quà | Công việc cần hoàn thành |
|---|---|
| 30 ngày | Lập danh sách người nhận, xác định ngân sách, trình duyệt lãnh đạo hoặc Ban Chấp hành Công đoàn |
| 20 – 25 ngày | Liên hệ nhà cung cấp, chọn sản phẩm, yêu cầu bản vẽ thiết kế vị trí in logo |
| 15 – 20 ngày | Nhận và duyệt sản phẩm mẫu thực tế, ký hợp đồng kinh tế, đặt cọc |
| 7 – 10 ngày | Nhà cung cấp hoàn thành sản xuất, kiểm tra chất lượng (QC) ngẫu nhiên |
| 3 – 5 ngày | Giao hàng, kiểm đếm số lượng, phân bổ về từng bộ phận hoặc chi nhánh |
| 1 – 2 ngày | Chuẩn bị thiệp chúc kèm quà, tổ chức trao tặng |
Quy trình 5 bước lên kế hoạch tặng quà 2/9 cho doanh nghiệp
Bước 1: Xác định mục tiêu và phân loại người nhận
Trước khi chọn quà, cần làm rõ hai điểm: tặng để làm gì và tặng cho ai.
Mục tiêu tặng quà quyết định toàn bộ ngân sách và loại sản phẩm. Có ba mục tiêu phổ biến:
- Tri ân nhân viên: Thể hiện sự ghi nhận của công ty đối với toàn bộ lực lượng lao động. Thường tặng đồng đều cho tất cả hoặc phân theo vị trí công việc.
- Chăm sóc đối tác và khách hàng: Giữ quan hệ kinh doanh. Thường tặng sản phẩm cao cấp hơn, số lượng ít hơn.
- Phúc lợi công đoàn: Sử dụng nguồn quỹ công đoàn, tặng đồng đều cho tất cả đoàn viên, không phân biệt vị trí.
Phân loại người nhận giúp xác định mức chi phù hợp cho từng nhóm:
| Nhóm người nhận | Đặc điểm | Lưu ý khi chọn quà |
|---|---|---|
| Công nhân, lao động phổ thông | Số lượng lớn, ngân sách hạn chế | Ưu tiên vật dụng thiết thực hàng ngày, bền, dễ sử dụng |
| Nhân viên văn phòng, chuyên viên | Số lượng trung bình, ngân sách vừa | Có thể cá nhân hóa (in tên, thêm thiệp riêng) |
| Quản lý cấp trung và cấp cao | Số lượng ít, ngân sách cao hơn | Sản phẩm chất liệu tốt hơn, đóng gói chỉn chu |
| Đối tác, khách hàng VIP | Số lượng rất ít | Set quà đóng hộp, kèm thiệp in tên riêng |
Lưu ý về số lượng: Sau khi xác định danh sách chính xác, hãy cộng thêm 5 – 10% dự phòng. Thực tế hay phát sinh thêm nhân viên mới, đối tác phát sinh chưa có trong danh sách ban đầu, hoặc hàng bị hỏng trong quá trình vận chuyển.
Bước 2: Lập ngân sách và trình duyệt ban lãnh đạo
Ngân sách tổng được tính theo công thức:
Ngân sách tổng = (Số lượng người nhận × Mức chi/suất) + Chi phí đóng gói + Chi phí vận chuyển
Chi phí đóng gói thường chiếm 5 – 15% giá trị sản phẩm tùy mức độ. Chi phí vận chuyển phụ thuộc vào số địa điểm giao và khoảng cách.
Bảng ngân sách quà tặng 2/9 tham khảo theo nhóm đối tượng
| Nhóm người nhận | Mức chi đề xuất/suất | Ví dụ sản phẩm phù hợp |
|---|---|---|
| Công nhân, lao động phổ thông | 50.000đ – 90.000đ | Áo mưa in logo, ly sứ, mũ vải, mũ bảo hiểm |
| Nhân viên văn phòng | 100.000đ – 250.000đ | Bình giữ nhiệt inox 304, ô dù tự động, bộ bát sứ Bát Tràng |
| Quản lý cấp trung | 300.000đ – 500.000đ | Bình giữ nhiệt cá nhân hóa in tên, set ấm trà sứ cao cấp, bộ bút sổ tay |
| Đối tác, khách hàng VIP | 500.000đ – 1.000.000đ+ | Set quà tặng đóng hộp xi, bộ ấm chén sứ xương, sản phẩm đặc sản vùng miền |
Lưu ý: Mức giá trên chưa bao gồm chi phí in logo và đóng gói. Chi phí in logo thường từ 5.000đ – 30.000đ/sản phẩm tùy chất liệu và công nghệ in.
Cách viết tờ trình xin phê duyệt ngân sách quà tặng 2/9
Một tờ trình ngắn gọn cần có đủ các thông tin sau để lãnh đạo duyệt nhanh:
- Lý do: Tổ chức tặng quà dịp Quốc khánh 2/9 cho toàn thể nhân viên/đối tác/khách hàng (nêu rõ đối tượng).
- Số lượng người nhận: Tổng X người, trong đó nhóm A: Y người, nhóm B: Z người.
- Sản phẩm dự kiến: Tên sản phẩm, đơn giá/suất.
- Ngân sách tổng: X đồng (bao gồm sản phẩm, in logo, đóng gói, vận chuyển).
- Thời hạn thực hiện: Phát quà ngày dd/mm/yyyy. Cần phê duyệt trước ngày dd/mm/yyyy để kịp đặt hàng.
Tờ trình ngắn, có số liệu cụ thể sẽ được phê duyệt nhanh hơn nhiều so với trình bày chung chung.
Bước 3: Chọn quà tặng phù hợp theo mùa và đối tượng
Tháng 9 là đầu mùa mưa tại miền Bắc và vẫn còn nắng nóng ở miền Nam. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc chọn sản phẩm.
Sản phẩm phù hợp nhất cho quà tặng dịp 2/9:
- Áo mưa in logo: Phù hợp mùa mưa tháng 9, sử dụng thường xuyên, logo hiện diện mỗi ngày. Phù hợp cho công nhân và nhân viên có mức chi từ 50.000đ – 150.000đ/suất.
- Ô dù tự động: Thiết thực, giá dao động 80.000đ – 200.000đ. In logo hoặc thêu logo ở thân ô. Phù hợp nhân viên văn phòng.
- Bình giữ nhiệt inox 304: Sản phẩm phổ biến nhất trong quà tặng doanh nghiệp, sử dụng hàng ngày. Giá từ 90.000đ – 350.000đ tùy dung tích và thương hiệu. Khắc laser logo trực tiếp lên thân bình, không bong tróc.
- Bộ bát sứ Bát Tràng: Phù hợp quà tặng gia đình, giá từ 150.000đ – 400.000đ/bộ. In decal logo nung ở nhiệt độ trên 1.200°C, bền màu và an toàn thực phẩm.
- Mũ bảo hiểm in logo: Phù hợp cho công nhân, nhân viên thường xuyên di chuyển bằng xe máy. Vừa là quà tặng, vừa có tính an toàn lao động.
Để xem đầy đủ các gợi ý sản phẩm theo từng mức giá, bạn có thể tham khảo bài viết: Top 15 món quà tặng 2/9 thiết thực cho doanh nghiệp.
Lưu ý kỹ thuật khi chọn sản phẩm in logo: Không phải chất liệu nào cũng in được theo cùng một công nghệ.
| Chất liệu sản phẩm | Công nghệ in phù hợp | Độ bền logo |
|---|---|---|
| Inox, kim loại | Khắc laser | Rất bền, không bong tróc |
| Nhựa, vải polyester | In lụa (silkscreen) | Bền nếu in đúng kỹ thuật, tránh cọ xát mạnh |
| Vải canvas, cotton | In nhiệt, thêu | Thêu bền hơn in nhiệt, phù hợp các sản phẩm giặt thường xuyên |
| Gốm sứ | In decal nung nhiệt | Rất bền nếu nung đúng nhiệt độ (trên 1.200°C) |
| Thủy tinh | In UV, khắc laser | In UV cần tránh va chạm mạnh; khắc laser bền hơn |
Bước 4: Chọn nhà cung cấp và duyệt mẫu thực tế
Đây là bước quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình. Hầu hết các sự cố về chất lượng quà tặng xảy ra do bỏ qua bước duyệt mẫu thực tế trước khi sản xuất hàng loạt.
5 tiêu chí đánh giá nhà cung cấp quà tặng doanh nghiệp
- Có xưởng sản xuất hoặc kho hàng tại Việt Nam: Kiểm chứng được bằng cách đến tham quan hoặc yêu cầu ảnh/video thực tế. Đây là điều kiện để chủ động về tiến độ và xử lý nhanh khi có sự cố.
- Cung cấp bản vẽ thiết kế 3D trước khi sản xuất: Bản vẽ 3D cho thấy vị trí logo trên sản phẩm, kích thước, màu sắc theo đúng mã Pantone. Nếu nhà cung cấp không làm được điều này, rủi ro logo sai là rất cao.
- Sản xuất sản phẩm mẫu thực tế để duyệt: Đây là tiêu chí không thể bỏ qua với đơn hàng trên 100 suất. Mẫu thực tế cho thấy màu sắc logo thực tế (khác với màu trên màn hình), chất lượng bề mặt in, và cảm nhận thực về chất liệu sản phẩm.
- Xuất đủ hồ sơ pháp lý: Hợp đồng kinh tế ghi rõ số lượng, đơn giá, tiêu chuẩn chất lượng và điều khoản bồi thường nếu giao hàng trễ hoặc hàng lỗi. Biên bản bàn giao hàng hóa. Hóa đơn điện tử VAT hợp lệ.
- Hỗ trợ vận chuyển phân tuyến: Nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều nhà máy hoặc chi nhánh tại các tỉnh thành khác nhau, nhà cung cấp cần có khả năng vận chuyển trực tiếp đến từng địa điểm thay vì giao về một điểm duy nhất.
Quy trình duyệt mẫu chuẩn
Quy trình gồm 5 bước theo thứ tự sau: Gửi file thiết kế logo → Nhà cung cấp lên bản vẽ 3D → Bạn phê duyệt bản vẽ 3D → Nhà cung cấp sản xuất mẫu thực tế → Bạn kiểm tra và phê duyệt mẫu → Ký hợp đồng và sản xuất hàng loạt.
Tại Quà tặng Nguyên Lê, toàn bộ đơn hàng từ 50 suất trở lên đều trải qua quy trình này. Mẫu thực tế được gửi đến tận tay khách hàng để kiểm tra trước khi xác nhận sản xuất. Chi phí làm mẫu thường được tính vào giá đơn hàng và không phát sinh thêm nếu đơn hàng được thực hiện.
Bước 5: Kiểm tra chất lượng, đóng gói và giao hàng
Sau khi sản xuất xong, không nên nhận hàng mà không kiểm tra.
Kiểm tra chất lượng (QC) trước khi đóng gói
Quy trình kiểm tra đơn giản: Chọn ngẫu nhiên 5 – 10% số lượng hàng từ các thùng khác nhau. Kiểm tra các lỗi phổ biến gồm: logo bị lệch hoặc nhòe, màu sắc logo khác với mẫu đã duyệt, sản phẩm bị trầy xước hoặc biến dạng, số lượng thực tế thiếu so với hóa đơn.
Nếu phát hiện lỗi vượt quá 3% tổng số hàng, cần yêu cầu nhà cung cấp sản xuất bù hoặc đền bù theo điều khoản hợp đồng.
Đóng gói theo mục tiêu tặng quà
| Đối tượng nhận quà | Hình thức đóng gói phù hợp | Chi phí đóng gói tham khảo |
|---|---|---|
| Công nhân, nhân viên số lượng lớn | Túi giấy in logo, túi vải không dệt | 3.000đ – 10.000đ/túi |
| Nhân viên văn phòng | Hộp carton in logo + giấy lót | 15.000đ – 30.000đ/hộp |
| Quản lý, đối tác VIP | Hộp xi lót lụa hoặc hộp gỗ + thiệp in tên riêng | 50.000đ – 150.000đ/hộp |
Lập kế hoạch giao hàng
Nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều địa điểm, cần lập bảng phân bổ giao hàng trước: địa chỉ từng chi nhánh, số lượng suất quà cần giao đến mỗi địa điểm, tên người nhận hàng tại mỗi địa điểm. Giao hàng trước ngày lễ ít nhất 2 – 3 ngày để có thời gian xử lý nếu phát sinh vấn đề.
Mẫu lời chúc 2/9 kèm quà tặng cho doanh nghiệp
Thiệp chúc là phần nhiều doanh nghiệp bỏ qua, nhưng nó tăng đáng kể giá trị cảm nhận của người nhận. Dưới đây là 3 mẫu lời chúc ngắn gọn, không sáo rỗng, phù hợp dùng trực tiếp:
Mẫu 1: Dành cho nhân viên
“Nhân dịp Quốc khánh 2/9, [Tên công ty] gửi tặng anh/chị món quà nhỏ như lời cảm ơn cho sự đóng góp trong thời gian qua. Chúc anh/chị và gia đình có kỳ nghỉ lễ vui vẻ và bình an.”
Mẫu 2: Dành cho đối tác
“Nhân dịp lễ Quốc khánh 2/9, [Tên công ty] trân trọng gửi đến Quý đối tác món quà tri ân. Cảm ơn sự hợp tác và tin tưởng trong thời gian qua. Chúc Quý đối tác sức khỏe và công việc thuận lợi.”
Mẫu 3: Dành cho khách hàng
“Chào mừng ngày Quốc khánh 2/9. [Tên công ty] gửi tặng Quý khách hàng món quà nhỏ như lời tri ân. Chúc Quý khách và gia đình có kỳ nghỉ lễ an lành và khỏe mạnh.”
Mẹo: In tên người nhận trực tiếp lên thiệp thay vì để trống hoặc ghi chung “Kính gửi Quý anh/chị” sẽ tạo ấn tượng cá nhân hơn nhiều, dù cách này tốn thêm thời gian chuẩn bị.
Checklist chuẩn bị quà tặng 2/9 cho doanh nghiệp
Sao chép danh sách này vào email hoặc file theo dõi nội bộ để không bỏ sót bất kỳ bước nào:
- Xác định mục tiêu tặng quà (tri ân nhân viên / chăm sóc đối tác / phúc lợi công đoàn)
- Lập danh sách người nhận chính xác theo từng nhóm
- Tính số lượng + dự phòng thêm 5 – 10%
- Xác định mức chi/suất cho từng nhóm
- Tính ngân sách tổng (sản phẩm + in logo + đóng gói + vận chuyển)
- Viết tờ trình/đề xuất và xin phê duyệt lãnh đạo
- Liên hệ ít nhất 2 – 3 nhà cung cấp để so sánh
- Gửi file logo (chuẩn vector .AI hoặc .EPS) cho nhà cung cấp
- Duyệt bản vẽ thiết kế 3D vị trí in logo
- Kiểm tra và phê duyệt sản phẩm mẫu thực tế
- Ký hợp đồng kinh tế, xác nhận thông tin xuất hóa đơn VAT
- Theo dõi tiến độ sản xuất
- Kiểm tra chất lượng ngẫu nhiên (QC) khi nhận hàng
- Lập bảng phân bổ giao hàng theo từng chi nhánh/bộ phận
- Chuẩn bị thiệp chúc kèm quà
- Tổ chức trao tặng, lưu biên bản hoặc ảnh làm hồ sơ kế toán
5 sai lầm phổ biến khi chuẩn bị quà tặng 2/9 và cách tránh
| Sai lầm | Hậu quả thực tế | Cách tránh |
|---|---|---|
| Đặt quà dưới 1 tuần trước ngày lễ | Không kịp in logo, phải nhận hàng trơn không có logo hoặc in chất lượng thấp vì không có thời gian làm mẫu | Đặt trước tối thiểu 20 ngày. Với số lượng trên 500 suất: 30 ngày |
| Bỏ qua bước duyệt mẫu thực tế | Nhận toàn bộ hàng loạt mới phát hiện logo sai màu, sai vị trí hoặc chất liệu sản phẩm khác mô tả. Không kịp sửa trước ngày phát quà | Luôn yêu cầu sản xuất 1 – 3 mẫu thực tế trước khi duyệt sản xuất hàng loạt |
| Chọn nhà cung cấp dựa vào giá rẻ nhất | Nhận inox 201 thay vì inox 304 (gỉ sét sau 3 – 6 tháng). Không xuất được hóa đơn VAT. Giao hàng trễ không bồi thường | Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp chứng nhận chất liệu và cam kết hóa đơn VAT trong hợp đồng |
| Không tính số lượng dự phòng | Thiếu quà cho nhân viên mới, đối tác phát sinh ngoài danh sách ban đầu. Phải mua thêm gấp với giá cao và không có logo | Đặt thêm 5 – 10% so với danh sách hiện tại |
| Chọn quà không phù hợp thời tiết tháng 9 | Tặng sản phẩm mùa đông (khăn len, áo giữ ấm) vào tháng 9 nắng nóng tại miền Nam; hoặc tặng quạt điện vào mùa mưa miền Bắc | Tháng 9: ưu tiên áo mưa, ô dù, bình giữ nhiệt — sử dụng được cả nắng và mưa |
Quà tặng Nguyên Lê hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào?
Quà tặng Nguyên Lê là đơn vị chuyên cung cấp quà tặng doanh nghiệp, có xưởng sản xuất tại Hà Nội, phục vụ khách hàng toàn quốc.
Chúng tôi hỗ trợ toàn bộ quy trình từ tư vấn chọn sản phẩm, thiết kế bản vẽ 3D vị trí in logo, sản xuất mẫu thực tế để duyệt, sản xuất hàng loạt, đóng gói, đến vận chuyển tận nơi. Xuất hóa đơn VAT đầy đủ cho mọi đơn hàng.
Liên hệ nhận báo giá và tư vấn miễn phí:
- Hotline: 0983.818.789
- Email: quatangnguyenle2020@gmail.com
- Website: quatangnguyenle.com.vn
Câu hỏi thường gặp về kế hoạch tặng quà 2/9 cho doanh nghiệp
Quà tặng từ quỹ công đoàn có phải tính thuế thu nhập cá nhân không?
Không. Quà tặng từ quỹ công đoàn không tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân của người lao động.
Điều kiện: Khoản chi phải đúng mục đích phúc lợi cho đoàn viên theo quy định tại Điều 27 Luật Công đoàn. Nguồn tiền từ quỹ công đoàn (đoàn phí) không phải từ ngân sách doanh nghiệp chi trả lương.
Lưu ý: Cần phân biệt rõ quà tặng từ quỹ công đoàn (không chịu thuế TNCN) với tiền thưởng 2/9 từ doanh nghiệp (có thể chịu thuế TNCN nếu vượt ngưỡng quy định). Nếu chưa rõ, nên hỏi bộ phận kế toán hoặc tư vấn thuế.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị giấy tờ gì khi mua quà tặng 2/9 số lượng lớn?
Doanh nghiệp cần lưu đủ 5 loại giấy tờ sau để hạch toán chi phí hợp lệ:
- Quyết định hoặc tờ trình được phê duyệt về việc mua quà tặng
- Danh sách người nhận quà có chữ ký xác nhận đã nhận
- Hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp
- Biên bản bàn giao hàng hóa
- Hóa đơn điện tử VAT hợp lệ từ nhà cung cấp
Thiếu bất kỳ tài liệu nào trong số này, bộ phận kế toán sẽ khó hạch toán khoản chi này vào chi phí hợp lệ của doanh nghiệp.
Nên chọn quà tặng gì cho nhân viên vào dịp 2/9?
Sản phẩm phù hợp nhất cho quà tặng nhân viên dịp 2/9 là áo mưa in logo, ô dù tự động, bình giữ nhiệt inox 304, bộ bát sứ Bát Tràng và mũ bảo hiểm.
Tất cả những sản phẩm này đều phù hợp thời tiết tháng 9 (đầu mùa mưa miền Bắc), thiết thực trong sinh hoạt hàng ngày, và đều có thể in logo của doanh nghiệp. Đây là những yếu tố quyết định món quà được người nhận sử dụng thường xuyên thay vì cất vào góc tủ.
Xem thêm gợi ý chi tiết: Quà tặng 2/9 thiết thực cho nhân viên – tối ưu chi phí.
Đặt quà tặng 2/9 cần thời gian bao lâu để hoàn thành?
Thời gian hoàn thành phụ thuộc vào số lượng đơn hàng và yêu cầu in logo.
- Dưới 100 suất, sản phẩm có sẵn trong kho: 5 – 7 ngày làm việc.
- Từ 100 – 500 suất, có in logo: 10 – 15 ngày làm việc.
- Trên 500 suất, sản phẩm cần sản xuất mới theo thiết kế riêng: 20 – 30 ngày.
Thời gian trên tính từ lúc ký hợp đồng và duyệt mẫu. Nếu tính từ lúc bắt đầu liên hệ nhà cung cấp, cần cộng thêm 3 – 5 ngày để hoàn tất bước thiết kế và duyệt mẫu.
Quỹ công đoàn có quy định mức chi quà tặng 2/9 không?
Không có quy định bắt buộc về mức chi tối thiểu hoặc tối đa cho quà tặng 2/9 từ quỹ công đoàn.
Ban Chấp hành Công đoàn cơ sở có quyền tự chủ xây dựng kế hoạch và quy chế chi tiêu phù hợp với khả năng tài chính của quỹ công đoàn tại đơn vị. Mức chi không phụ thuộc vào thang bảng lương hay hệ số lương của người lao động. Điều quan trọng là chi đúng mục đích phúc lợi và lưu giữ đầy đủ chứng từ theo quy định nội bộ.
